Política de Privacidade

1. Introdução

A presente política tem por objetivo estabelecer regras e procedimentos a serem observados pela VRENTAL LOCAÇÃO DE MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS S/A ou suas controladas (“Companhia”), quando da ocorrência de transações com Partes Relacionadas (conforme abaixo definidas), assegurando os princípios de transparência e independência, de modo a garantir aos sócios, acionistas, investidores e outras partes interessadas que tal transação está sendo realizada no melhor interesse da Companhia e de acordo com as melhores práticas de governança corporativa.

Esta política visa também prevenir e administrar as situações de possível conflito de interesses entre as Partes Relacionadas quando da realização dessas operações.

2. Do alcance

Esta política aplica-se a todos os colaboradores da Companhia, com ênfase naqueles que possuem poderes delegados de decisão, tais como conselheiros, diretores, superintendentes, gerentes, coordenadores, membros de comitês, colegiados e comissões.

3. Das referências

• Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 – Lei das Sociedades por Ações;

• Pronunciamento Técnico do Comitê de Pronunciamentos Contábeis – CPC nº 05 (R1) – Divulgação sobre Partes Relacionadas, aprovado pela Resolução da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) nº 94;

• Resolução CVM nº 80;

• Estatuto Social da Companhia e Acordo de Acionistas; e

• Código Brasileiro de Governança Corporativa – Companhias Abertas.

4. Das definições 

Os seguintes termos são utilizados neste documento, com os significados abaixo especificados:

4.1 INFLUÊNCIA SIGNIFICATIVA: é o poder de participar das decisões sobre políticas financeiras e operacionais de uma investida, mas que não necessariamente caracterize o controle sobre essas políticas, conforme o Pronunciamento Técnico do Comitê de Pronunciamentos Técnicos – CPC nº 18 (R2).

4.2 MEMBROS PRÓXIMOS DA FAMÍLIA: São aqueles membros da família dos quais se pode esperar que exerçam influência ou sejam influenciados pela pessoa nos negócios desses membros com a Companhia e incluem: (a) os filhos e/ou dependentes de tal pessoa; (b) o cônjuge ou companheiro(a) de tal pessoa; (c) os filhos e/ou dependentes do cônjuge ou companheiro(a) de tal pessoa;

4.3 PARTE RELACIONADA: é a pessoa ou a entidade que está relacionada com a Companhia, observado o disposto no CPC nº 05 (R1):

a) Uma pessoa, ou um Membro Próximo da Família dela, está relacionada com a Companhia se:

a. tiver o controle pleno ou compartilhado da Companhia;

b. tiver Influência Significativa sobre a Companhia; ou

c. for membro do pessoal chave da administração da Companhia ou da controladora da Companhia.

b) Uma entidade está relacionada com a Companhia se qualquer das condições abaixo for observada:

a. a entidade e a Companhia são membros do mesmo grupo econômico (o que significa dizer que a controladora e cada controlada são inter-relacionadas, bem como as entidades sob controle comum são relacionadas entre si);

b. a entidade é coligada ou controlada em conjunto de outra entidade (ou coligada ou controlada em conjunto de entidade membro de grupo econômico do qual a outra entidade é membro);

c. a entidade e a Companhia estão sob o controle conjunto de uma terceira entidade;

d. uma entidade está sob o controle conjunto de uma terceira entidade e a Companhia for coligada dessa terceira entidade;

e. a entidade é um plano de benefício pós-emprego cujos beneficiários são os empregados de ambas as entidades, a Companhia e a que está relacionada com a Companhia;

f. a entidade é controlada, de modo pleno ou sob controle conjunto, por uma pessoa identificada na letra (a) acima;

g. uma pessoa identificada na letra (a)(i) tem Influência Significativa sobre a entidade, ou for membro do pessoal chave da administração da entidade (ou de controladora da entidade); e

h. a entidade, ou qualquer membro de grupo do qual ela faz parte, fornece serviços de pessoal- chave da administração da Companhia ou à controladora da Companhia.

No contexto desta política e de acordo com as previsões do CPC nº 05 (R1), as seguintes partes não são necessariamente Partes Relacionadas:

a) duas entidades simplesmente por terem um administrador em comum, ou porque um administrador da Companhia exerce Influência Significativa sobre a outra entidade;

b) dois investidores em conjunto simplesmente por partilharem o controle conjunto sobre uma joint venture;

c) (i) entidades que proporcionam financiamentos; (ii) sindicatos; (iii) entidades prestadoras de serviços públicos; e (iv) departamentos e agências governamentais, simplesmente em virtude dos seus negócios normais com a Companhia (embora possam afetar a liberdade de ação da Companhia ou participar no seu processo de tomada de decisões); e

d) cliente, fornecedor, franqueador, concessionário, distribuidor ou agente geral com quem a Companhia mantém volume significativo de negócios, meramente em razão da resultante dependência econômica.

4.4 TRANSAÇÃO COM PARTE RELACIONADA: É a transferência de recursos, serviços ou obrigações entre a Companhia e uma Parte Relacionada, independentemente de ser  cobrado um preço em contrapartida. Em geral, a possibilidade de contratar em condições que não as de comutatividade e independência se dá entre entidades nas quais uma delas, ou seus acionistas controladores, detém participação a lhes assegurar preponderância nas deliberações sociais da outra.

5. Dos princípios

Os princípios aqui estabelecidos têm como alicerce os requisitos de competividade, conformidade, transparência, equidade e comutatividade, que devem permear as transações com Partes Relacionadas pela Companhia:

a) COMPETITIVIDADE: os preços e as condições dos serviços na contratação de Partes Relacionadas devem ser compatíveis com aqueles praticados no mercado (taxas, prazos e garantias)

b) CONFORMIDADE: os serviços prestados devem estar aderentes aos termos e responsabilidades contratuais praticados pela Companhia;

c) TRANSPARÊNCIA: é imperativo que se dê a devida transparência aos contratos realizados pela Companhia com Partes Relacionadas, nos termos previstos em leis e demais normas aplicáveis à Companhia;

d) EQUIDADE: contratos entre as Sociedades e o controlador ou Partes Relacionadas devem estar alinhados aos interesses de todos os sócios e demais partes interessadas; e

e) COMUTATIVIDADE: as Transações com Partes Relacionadas consideradas válidas e legítimas são aquelas que geram proveito a ambas as partes.

6. Das diretrizes

As Transações com Partes Relacionadas sujeitas a esta política devem observar as seguintes diretrizes:

a) Na avaliação da negociação deve ser considerada a forma como a Transação com Partes Relacionadas é proposta, estruturada, deliberada, aprovada e divulgada;

b) Todos os fatores relevantes devem ser avaliados, como por exemplo, riscos reputacionais, a relação de troca, adequação da metodologia de avaliação dos ativos envolvidos, razoabilidade das projeções e verificação das alternativas disponíveis;

c) Os administradores devem avaliar e negociar a Transação com Partes Relacionadas de maneira efetiva e independente. Análises técnicas adequadas e tempestivas devem ser disponibilizadas aos responsáveis pela avaliação, sendo que previamente à aprovação de qualquer Transação com Partes Relacionadas, o Conselho de Administração terá a faculdade de solicitar à Diretoria, caso pertinente, alternativas de mercado à Transação com Partes Relacionadas em questão, ajustadas pelos fatores de risco envolvidos;

d) Contratos entre a Companhia e Partes Relacionadas devem ser formalizados por escrito, com detalhes das suas principais características, tais como direitos (inclusive sobre possibilidades de rescisão), responsabilidades (inclusive sobre o pagamento de multas), padrões de qualidade, preços, encargos, prazos, indicativos de comutatividade e outras necessárias. Esses contratos devem estar alinhados aos interesses dos acionistas e não poderão, sob nenhuma hipótese, ser baseados em faturamento/receita;

e) É fundamental que os administradores e membros de comitês, quando envolvidos em Transações com Partes Relacionadas, empreguem seus melhores esforços na análise e negociação dessas transações, com o objetivo de criar valor para a organização como um todo, devendo direcionar a sua atenção para a essência do relacionamento e não meramente para a sua forma legal;

f) As Transações com Partes Relacionadas e todo o processo de decisão que as precede devem ser documentados e arquivados na sede da Companhia de modo a permitir posterior verificação, quando necessário;

g) A transparência das condições de contratação das Transações com Partes Relacionadas é essencial, pois, permite seu monitoramento;

h) É dever dos administradores exercer o controle preventivo de admissibilidade de Transações com Partes Relacionadas, mediante a verificação inicial de sua razoabilidade e da adequação do mecanismo decisório adotado; e

i) O dever de diligência dos administradores lhes atribui a responsabilidade de monitorar, investigar e examinar de maneira informada, refletida e desinteressada a Transação com Partes Relacionadas proposta em relação às alternativas disponíveis no mercado e optar por aquela que melhor atenda ao interesse da Companhia.

6.1 Caberá ao Conselho de Administração da Companhia avaliar se a Transação com Parte Relacionada, em razão do valor envolvido ou potencial impacto para a Companhia, deverá ser embasada por laudo de avaliação independente.

6.2 As reestruturações societárias envolvendo Partes Relacionadas devem assegurar tratamento equitativo para todos os acionistas.

6.3 Na contratação de assessores, consultores ou intermediários para atuar em Transações com Partes Relacionadas, não deve ser estabelecida remuneração que possa gerar conflito de interesses com a Companhia, os administradores, os acionistas ou classes de acionistas.

7. Das transações vedadas

7.1 É vedada a concessão direta de empréstimos a (a) administradores, membros do Conselho Fiscal, e membros dos comitês de assessoramento da Companhia, bem como aos respectivos Membros Próximos da Família; e (b) a acionista controlador da Companhia, suas Partes Relacionadas ou Membros Próximos da Família dele.

7.2 São igualmente vedadas Transações com Partes Relacionadas que representem contratos gratuitos de qualquer natureza, ou seja, sem contrapartida para a Companhia; ou que envolvam remuneração por cobrança de taxa de gestão ou que contenham cláusula de remuneração baseada em medida de desempenho econômico operacional, tal como faturamento, receita, geração operacional de caixa, lucro líquido ou valor de mercado, a fim de se evitar a transferência indevida de resultados da Companhia.

8. Das transações isentas desta política

8.1 Não estão sujeitas ao procedimento desta política:

8.1.1 A remuneração fixa, variável, baseada em ações e outros benefícios fornecidos aos administradores da Companhia em razão do cargo ocupado na Companhia. O montante global da remuneração dos membros do Conselho de Administração e dos diretores estatutários, incluindo benefícios de qualquer natureza, deve ser aprovado em assembleia geral de acionistas da Companhia, nos termos da Lei das Sociedades por Ações;

8.1.2 Transações da Companhia com subsidiárias integrais ou entre as subsidiárias integrais da Companhia;

8.1.3 A celebração de contratos de compartilhamento de custo entre a Companhia e qualquer de suas Partes Relacionadas;

8.1.4 O “Instrumento Particular de Parceria Comercial” celebrado entre a Companhia, a Veneza Equipamentos Pesados S/A e a Veneza Equipamentos Sul Comércio Ltda. anteriormente a esta política. Apesar de ser prévio e estar isento dos procedimentos ora dispostos, tal contrato estabelece condições vantajosas para a Companhia em comparação com padrões de mercado e está alinhado com o art. 245 da Lei das Sociedades por Ações. O contrato de parceria foi celebrado no contexto de colaboração e cooperação entre sociedades do mesmo grupo, tendo sido aprovado pela unanimidade dos membros do Conselho de Administração da Companhia, contando com os votos favoráveis dos conselheiros que eram independentes com relação à questão.

9. Da competência para autorizar transações com partes relacionadas

9.1 Observado o disposto no Estatuto Social da Companhia e na Lei das Sociedades por Ações, a aprovação sobre a Transação com Partes Relacionadas poderá ser de competência do Conselho de Administração ou da Assembleia Geral.

9.1.1 É de competência da Assembleia Geral a aprovação de Transação com Partes Relacionadas caso o valor da operação corresponda a mais de 50% (cinquenta por cento) do valor dos ativos totais da Companhia constantes do último balanço aprovado.

9.1.2 Salvo nos casos abarcados pela Cláusula 9.1.1 acima, é de competência do Conselho de Administração a celebração de contratos envolvendo Transações com Partes Relacionadas.

10. Das regras relacionadas à tomada de decisões em situações que envolvam conflitos de interesses 

Caracteriza-se conflito de interesses a situação em que uma determinada pessoa e/ou entidade não é independete em relação à matéria em discussão e pode influenciar ou tomar decisões motivado por interesses particulares ou distintos daqueles da Companhia, ainda que convergentes com o interesse da Companhia.

Os administradores da Companhia ou membros do Conselho Fiscal, caso este esteja em funcionamento, ao identificarem um conflitro de interesses, devem manifestá-lo tempestivamente. Adicionalmente, devem ausentar-se das discussões sobre o tema e abster-se de votar. Nesse caso, o impedimento deverá constar na ata que deliberar sobre a transação. 

Caso algum administrador ou membro do Conselho Fiscal que possa ter um conflito de interesses não o manifeste, qualquer outro membro do órgão ao qual pertence que tenha conhecimento da situação deverá manifestá-lo, que será declarado por maioria de votos do órgão.

No âmbito das Assembleias Gerais da Companhia, eventual impedimento de voto de acionista deverá ser tratado nos termos da Lei das Sociedades por Ações. Havendo indício de potencial conflito de interesses de qualquer acionista que possa gerar o impedimento de voto, o presidente da mesa da Assembleia Geral deverá indagar o acionista e preveni-lo das suas responsabilidades como acionista, a quem caberá avaliar a existência de conflito de interesses e indicar se entende que está impedido ou não de participar da deliberação, devendo todo este processo ser consignado em ata.

11. Da divulgação e transparência

11.1 A Companhia está obrigada a divulgar as Transações com Partes Relacionadas de acordo com o art. 247 da Lei das Sociedades por Ações, o CPC nº 05 (R1), a Resolução CVM nº 80 e qualquer outra norma aplicável, nos termos nelas estabelecidos.

11.2 Não obstante o disposto na Cláusula 10.1 acima, a administração da Companhia deverá avaliar se deve divulgar fato relevante caso, nos termos do artigo 2º da Resolução CVM nº 44, entenda que a celebração da Transação com Parte Relacionada possa influir de modo ponderável: (a) na cotação dos valores mobiliários de emissão da Companhia ou a eles referenciados; (b) na decisão dos investidores de comprar, vender ou manter aqueles valores mobiliários da Companhia; e/ou (c) na decisão dos investidores de exercer quaisquer direitos inerentes à condição de titular de valores mobiliários emitidos pela Companhia ou a eles referenciados.

12. Das Penalidades

Qualquer violação ao disposto nesta política que chegue ao conhecimento da administração da Companhia sujeitará o infrator à aplicação das medidas disciplinares e judiciais cabíveis.

13. Da vigência e revisão periódica

A presente política entrará em vigor na data de sua aprovação pelo Conselho de Administração da Companhia e poderá ser alterada mediante deliberação e aprovação do referido órgão.

O Conselho de Administração deverá atualizar esta política sempre que se fizer necessário, em decorrência de alterações estatutárias.